Sådan ser en færdig rollemanual ud

Logistikudvikler hos Møllevang Emballage A/S — en produktionsvirksomhed i Horsens med ca. 140 medarbejdere, der producerer bølgepapemballage til fødevare- og industrikunder i hele landet.

Rollen ejer ruteplanlægning og distributionsoptimering: næste dags leveringsruter, fragtaftalerne med vognmændene og transport-stamdata i WMS. Der er én af slagsen — en specialistrolle uden personaleansvar.

• Refererer til logistikchef Henrik Dam; sidder fysisk i logistikkontoret ved lageret.
• Rollen opstod i 2021, da fragtomkostningerne var vokset hurtigere end omsætningen tre år i træk.
• Hvis rollen stod ubesat en måned: ruterne kører videre på autopilot, men fragtprisen pr. palle kryber op, undtagelserne hober sig op hos kundeservice, og ingen fanger, når en rute er blevet urentabel.

Vigtigste proces — den daglige ruteplan:

• Kl. 12.30: træk morgendagens bekræftede ordrer fra Business Central.
• Konsolidér pr. postnummerzone og fordel mellem faste ruter, direkte ture og fragtmand.
• Kl. 13.30: rutelås — herefter kommer nye ordrer kun med som hastelevering.
• Kl. 14.00: læsselister til lageret via Apport WMS.
• Kl. 15.00: ruter sendt til vognmændene via portalen.

Derudover ejer rollen: ugentlig fragtafstemning (vognmandsfakturaer mod rutearket), den månedlige fragtrapport i Power BI til ledelsen, transport-stamdata (leveringsadresser, tidsvinduer, pallehøjder) og løbende optimeringsprojekter — lige nu omlægningen af Sjællandsdistributionen til faste rutedage.

Input til rollen: kundeservice (ordrer og særlige leveringsønsker), produktionsplanlæggeren (hvornår varen reelt er klar) og lageret (pluk- og pakkestatus).

Aflevering fra rollen:

• Lageret: læsselister i WMS senest kl. 14 — de læsser fra kl. 5 næste morgen.
• Vognmændene: ruter via portalen senest kl. 15; ændringer efter det tidspunkt SKAL følges op med et opkald.
• Kundeservice: svar på "kan vi nå levering i morgen?" inden for en time — det er uskrevet, men Pia og teamet planlægger efter det.
• Økonomi: den afstemte fragt hver mandag, som de bruger til periodisering.

Eksternt: tre faste vognmænd (Thybo Transport er den største) plus Danske Fragtmænd til stykgods. Kvartalsmøde med hver af de faste — det er her prisreguleringer og kapacitet aftales, ikke pr. mail.

Tilbagevendende beslutninger, så en afløser kan handle uden at spørge:

• Hastelevering: op til 3.500 kr i ekstra fragt uden godkendelse. Derover → Henrik.
• Hvis en fast rute ligger under 60 % fyldningsgrad to uger i træk → læg den om, eller flyt de mindste kunder til fragtmand.
• Hvis en vognmand melder afbud efter kl. 15 → ring først til de to andre faste, dernæst Danske Fragtmænd — og informér kundeservice inden kl. 16, uanset løsning.
• Nye tidsvinduer eller leveringskrav fra en kunde: godkend selv, hvis det er omkostningsneutralt. Koster det ekstra → salg beslutter, om de vil bære det.
• Valg af ny vognmand: rollen indstiller; Henrik og økonomichefen beslutter.

Eskalér altid: transportskader over 5.000 kr, alt der rører de tre største kunder, og enhver aftale, der binder os mere end tre måneder frem.

Fordelingsregel: under 4 paller → fragtmand. 4–18 paller → på en fast rute. Fuldt læs → direkte tur. Den regel slår næsten alt, systemet foreslår.

En trailer har 33 pallepladser, men vores lette emballagepaller kan dobbeltstables — regn med 45–50 paller i praksis, aldrig over 52.

• Dalsgaard Foods i Kolding afviser alt efter kl. 11.30 — book altid dagens første slot.
• Byggemarkederne har reelt 20 minutters ekstra aflæsningstid, uanset hvad der står i aftalen. Læg det ind, ellers vælter resten af ruten.
• Ruteforslaget i planlægningsværktøjet kender ikke kundernes reelle varemodtagelse — det er et udgangspunkt, ikke en facitliste. Nye folk stoler blindt på det den første måned.
• Fødevarekunderne bestiller dobbelt op i ugerne før jul og påske: book ekstra kapacitet hos vognmændene senest tre uger før, ellers er den væk.
• Ring frem for at maile, når noget haster hos en vognmand — disponenter læser ikke mail efter kl. 14.

Kernesystemer og hvad de bruges til:

• Business Central: ordrer, fragtkonti og kundestamdata.
• Apport WMS: lagerstyring og læsselister; rollen ejer transportmodulet.
• Rutearket: et Excel-ark med makroer (bygget af forgængeren), hvor selve ruteplanen lægges. Ligger på fællesdrevet under Logistik/Ruteplan.
• Power BI: fragtrapporten og KPI-tavlen ved lagerkontoret.
• Vognmandsportalen: ruter og afvigelser til de faste vognmænd.

Vigtigste særhed: kundernes tidsvinduer findes BÅDE i WMS og i rutearket, og rutearket vinder i praksis. Ret altid begge steder — det er den klassiske afløser-fejl.

Adgange, der er svære at få: superbruger i WMS-transportmodulet (kun rollen og lagerchefen har den) og redigeringsadgang til Power BI-datasættet. Begge bestilles hos IT med Henriks godkendelse — regn med en uge.

Dagligt: kl. 8.15 morgenmøde med lageret (10 minutter, stående), kl. 12.30 ordretræk, kl. 13.30 rutelås, kl. 15.00 ruter afsendt.

Ugen:

• Mandag: fragtafstemning — vognmandsfakturaer mod rutearket, afvigelser over 500 kr undersøges.
• Onsdag: driftsmøde med produktion og lager om næste uges belastning.
• Fredag: KPI-tavlen opdateres (fyldningsgrad, leveringspræcision, kr/palle).

Månedligt: fragtrapporten skal ligge hos ledelsen senest d. 5.; projektmøde med Henrik midt på måneden.

Året: uge 46–51 er spidsbelastning (jul), påskeugerne ligeså. Uge 28–30 holder to af de tre vognmænd ferielukket — sommerplanen lægges i maj. Dieseltillægget indeksreguleres hvert kvartal.

Formelt måles rollen på tre tal i fragtrapporten:

• Fragtomkostning pr. leveret palle — mål: under 118 kr.
• Leveringspræcision — mål: 96 % leveret på aftalt dag.
• Transportskader — mål: under 0,5 % af leverede ordrer.

Reelt måles rollen på, om kundeservice slipper for at eskalere, og om lageret kan nå at læsse. En teoretisk perfekt rute, der ikke kan læsses inden kl. 6, er en dårlig rute.

En god måned kan ses på fyldningsgrad over 75 % og nul hasteleveringer over budget.

Største prioritet lige nu: Sjællandsomlægningen — faste rutedage tirsdag og torsdag i stedet for daglig kørsel. Business casen viser ca. 8 % fragtbesparelse; beslutning ligger hos ledelsen i september.

Det hyppigste: en vognmand melder syg chauffør mellem kl. 6 og 7. Standardløsning: omfordel til de to andre faste, send yderpunkterne med fragtmand, og giv kundeservice besked inden kl. 8, så de kan varsle kunderne.

• Afvist levering (lukket varemodtagelse, forpasset tidsvindue): varen retur til lageret, ny levering næste dag. Er ordreværdien over 5.000 kr → informér salg samme dag.
• Snestorm eller spærret motorvej: prioriter fødevarekunderne, og ring personligt til de tre største — de tilgiver forsinkelse, men ikke tavshed.
• WMS-nedbrud: nødproceduren ligger i mappen "Nødplan transport" på fællesdrevet — læsselister kan trækkes fra Business Central og printes.
• Tilbagevendende problem: uge 28–30, hvor vognmandskapaciteten halveres. Løsningen er planlagt i maj, ikke improviseret i juli.

Værste realistiske scenarie: Thybo Transport (ca. 60 % af kapaciteten) lukker eller opsiger. Planen findes som notat hos Henrik: fordeling på de to øvrige plus rammeaftale med en fjerde vognmand, der holdes varm netop derfor.

Det første, en afløser skal forstå, er rutelåsen kl. 13.30 — hele dagen er bygget op omkring den. Alt andet kan læres i ugerne efter.

Hvor tingene ligger:

• Rutearket og nødplanen: fællesdrevet under Logistik/Ruteplan.
• Vognmandskontrakter og prisaftaler: Teams-sitet "Logistik — aftaler".
• Adgange (WMS, Power BI, vognmandsportal): bestilles hos IT med Henriks godkendelse.

Åbne tråde lige nu: Sjællandsomlægningen (afventer ledelsen, september), genforhandling af dieseltillæg med Thybo Transport, og en stamdata-oprydning i tidsvinduerne, der er halvt færdig.

Nøglekontakter: Henrik Dam (logistikchef), lagerchef Jan Overgaard — og Kurt, disponenten hos Thybo Transport. Ring til Kurt, når du sidder fast: han har kørt for os i tolv år og kender kundernes varemodtagelser bedre end noget system.